Geschäftsbrief: So ist er aufgebaut

Briefkopf: Von wem an wen?

Standardmäßig wird ein Geschäftsbrief auf einer DIN-A4-Seite erstellt. Oben im Briefkopf befinden sich Name, Adresse, Telefonnummer und gegebenenfalls E-Mail-Adresse des Absenders, üblicherweise links und linksbündig, doch auch mittig oder rechtsbündig ist inzwischen erlaubt. Das Absenderfeld sieht also folgendermaßen aus:

Drei Zeilen darunter folgen linksbündig die entsprechenden Kontaktdaten des Empfängers. Ort und Datum stehen mit einer Leerzeile Abstand rechtsbündig.

Der Betreff: Worum geht es in Ihrem Geschäftsbrief?

Mit einer Leerzeile Abstand befindet sich unter Ort und Datum die Betreffzeile. Aus ihr soll auf den ersten Blick das Thema Ihres Anschreibens hervorgehen. Das heißt: Formulieren Sie kurz und prägnant. Keinesfalls sollte die Betreffzeile länger als zwei Zeilen sein. Wenn Sie mit einer auskommen, umso besser. Selbst, wenn sie als Satz formuliert ist, endet sie nicht mit einem Punkt. Und noch etwas: Vermeiden Sie im Betreff das Wort „Betreff“. Die Betreffzeile kann durch Fettschrift oder eine größere Schrift (13 oder 14 statt 12 Punkt) hervorgehoben werden.

Persönlich oder neutral: Die Anrede

Unter dem Betreff folgt mit zwei Leerzeilen Abstand die Anrede. Wenn möglich, sprechen Sie den Empfänger mit Namen („Sehr geehrte/r Frau/Herr XY“) an. Dies ist nicht nur persönlicher, sondern bringt auch Ihre Wertschätzung zum Ausdruck. Ist eine persönliche Anrede nicht möglich, nutzen Sie die neutrale Form „Sehr geehrte Damen und Herren“. Etwas weniger formell – „Liebe/r XY“ – können Sie Personen ansprechen, die Sie sehr gut kennen.

Zur Sache kommen: Der Text und sein Aufbau

Der Inhalt des Textes hängt natürlich vom Anlass Ihres Schreibens ab. Wichtig sind aber in jedem Fall ein gut strukturierter Aufbau, Fehlerfreiheit und verständliche Formulierungen. Verwenden Sie kurze Sätze und bringen Sie Ihr Anliegen klar und deutlich zum Ausdruck. Und: Kommen Sie schnell auf den Punkt! Beginnen Sie also mit dem Wichtigsten. Denn nicht immer können Sie davon ausgehen, dass der Empfänger Ihren Brief bis zum Ende liest. Fassen Sie sich insgesamt kurz. Mehr als eine DIN-A4-Seite lang sollte das Schreiben in der Regel nicht sein. Geben Sie sich auch Mühe mit dem Einleitungs- und dem Schlusssatz. Worauf Sie dabei achten sollten, lesen Sie in unserem Tipp „Geschäftsbrief: Gelungene Formulierung für Einleitung und Schlusssatz“.

Verabschieden mit Stil: Die Grußformel

Mit der Grußformel beenden Sie Ihr Anschreiben. Zwischen ihr und dem Text befindet sich eine Leerzeile. Die klassische Verabschiedung lautet „Mit freundlichen Grüßen“. Doch es darf auch etwas weniger formell sein, zum Beispiel „Mit besten Grüßen“. Je nachdem, wie modern Sie den Empfänger und sein Unternehmen einschätzen, können Sie mit einer lockeren Grußformel zum Beispiel Bezug auf die Branche, das Unternehmen oder das Wetter nehmen. Auch Grüße mit örtlichem Bezug sind möglich.

Beispiele:

• Mit sportlichen Grüßen
• Mit kulinarischen Grüßen
• Sommerliche/Sonnige Grüße
• Grüße aus dem Zentrum von Musterstetten
• Mit besten Grüßen aus Musterstetten
• Mit besten Grüßen nach Beispielstadt

Unter der Grußformel bleiben drei Zeilen frei für Ihre Unterschrift. Darunter können Sie mögliche Anlagen aufführen.

Das i-Tüpfelchen Ihres Geschäftsbriefs: Das Postskriptum

Am Ende Ihres Schreibens bietet das Postskriptum („PS:“) die Möglichkeit, Ergänzungen unterzubringen – zum Beispiel Hinweise auf weitere Angebote, Zusatzleistungen oder Ihre Internetseite. Informationen an dieser Stelle zu platzieren, hat den Vorteil, dass sie dem Leser eher ins Auge springen als im Fließtext.

Nicht fehlen dürfen schließlich in der Fußzeile die Pflichtangaben zu Ihrem Unternehmen. Diese variieren je nachdem, ob es im Handelsregister eingetragen ist oder nicht.