Welche Nebenkosten darf man als Vermieter abrechnen?

Was gibt es bei der Nebenkostenabrechnung alles zu beachten?

Auf einer Nebenkostenabrechnung müssen Vermieter ihrem Mieter sämtliche umlagefähigen Nebenkosten aufführen. Im Anschluss an die Daten der beiden Parteien, die aus dem Mietvertrag übernommen werden können, folgt dann die Auflistung der in Rechnung gestellten Nebenkosten. Dabei sollte sowohl bei den persönlichen Daten als auch bei der Auflistung auf die Verwendung von Abkürzungen verzichtet werden.

Um sicherzugehen, dass eine Nebenkostenabrechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht, muss diese formal korrekt erstellt werden und bestimmte Angaben müssen unbedingt enthalten sein. Zu diesen Angaben gehören der Abrechnungszeitraum, eine Auflistung der Gesamtkosten, der Umlageschlüssel mitsamt Erläuterungen, eine Berechnung des Anteils, den der Mieter zu zahlen hat, sowie der Abzug bereits geleisteter Vorauszahlungen.

Um bei der Erstellung keine relevanten Angaben zu vergessen, sollten sich Vermieter im Internet kostenlos ein Muster für die Nebenkostenabrechnung herunterladen, was die Erstellung deutlich erleichtert.

Umlagefähige Nebenkosten

Vermieter können in der Betriebskostenabrechnung die folgenden Kosten berechnen:

● Grundsteuer ● Abwassergebühr
● Warme Betriebskosten
● Fahrstuhl
● Straßenreinigung und Müllentsorgung
● Gebäudereinigung und Ungezieferbeseitigung
● Gartenpflege
● Beleuchtungskosten
● Sach- und Haftpflichtversicherungen
● Hausmeisterkosten
● Fernsehen, Antenne oder Kabelanschluss
● Waschraum
● Schornsteinfeger
● Sonstige Betriebskosten

Diese Nebenkosten können nicht umgelegt werden

Im Gegensatz zu den zuvor aufgeführten Nebenkosten, hat der Vermieter bestimmte Kosten selbst zu tragen, was unter § 1, Abs. 2 BetrKV geregelt ist.

● Instandhaltungs- und Reparaturkosten: Die Kosten für die Reparatur der Heizung oder der Austausch eines nicht zumutbaren Fußbodens können in der Regel nicht auf den Mieter umgelegt werden. Denn sofern in einer Mietwohnung etwas defekt oder abgenutzt ist, hat der Vermieter die Kosten für eine Reparatur zu tragen, um diese instand zu halten, was in dem § 535, Abs. 1 BGB geregelt ist.
● Verwaltungsarbeiten: Die Kosten für die Verwaltung einer Mietwohnung zählen ebenfalls nicht zu den Nebenkosten, die auf den Mieter umgelegt werden können. Dazu gehören auch die Kosten für eine Haus- und Mietrechtsschutzversicherung, einen Steuerberater oder eine Mietausfallversicherung.

Frist für die Nebenkostenabrechnung

Für die Zustellung einer Nebenkostenabrechnung haben Vermieter ab dem Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums ein Jahr lang Zeit. Somit muss die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2021 bis zum 31.12.2022 erstellt werden. Diese Frist gilt auch dann, wenn der Mieter das Mietverhältnis gekündigt hat und bereits ausgezogen ist und auch in diesem Fall hat der Mieter keinen Anspruch auf eine frühere Zustellung der Abrechnung.

Hält ein Vermieter sich nicht an die einjährige Frist, so hat diese im Anschluss daran auch keinen Anspruch auf Nachzahlungen, wohingegen ein Guthaben dem Mieter auch in diesem Fall ausbezahlt werden muss.

Der richtige Verteilerschlüssel

Die umlagefähigen Nebenkosten können von einem Vermieter an den Mieter weitergegeben werden. Wie diese Kosten auf den Mieter umgelegt werden, wird durch den sogenannten Verteilerschlüssel bestimmt. Dabei haben Vermieter die Wahl zwischen vier verschiedenen Verteilerschlüsseln:

● Verbrauch: Die Abrechnung nach Verbrauch kann ausschließlich bei verbrauchsabhängigen Betriebskosten wie den Kosten für Heizung und Warmwasser angewendet werden.
● Wohnfläche: Nach Anteil der Wohnfläche können sämtliche kalten Nebenkosten abgerechnet werden. Dabei handelt es sich um den von dem Gesetzgeber vorgesehenen Verteilerschlüssel.
● Personenzahl: Die Abrechnung der kalten Nebenkosten kann auch anhand der Personenzahl erfolgen.
● Wohneinheiten: Vermieter eines Mehrfamilienhauses haben die Möglichkeit, die kalten Nebenkosten mit dem gleichen Anteil auf sämtliche Mieter zu verteilen. In diesem Fall muss der Verteilerschlüssel nach Wohneinheit im Mietvertrag geregelt sein.

Frist für Widerspruch

Im Anschluss an die Prüfung der Nebenkostenabrechnung haben Mieter ein Jahr lang Zeit, um Widerspruch gegen die Abrechnung einzulegen. Verstreicht diese Frist ungenutzt, kann kein Widerspruch mehr eingelegt werden.

Was ist bei Leerstand?

Die Kosten bei einem Leerstand müssen in der Regel durch den Vermieter getragen werden und dieser ist nicht dazu berechtigt, die Leerstandskosten auf die Mieter umzulegen.